Para entender como uma aquisição errada pode trazer conseqüências desastrosas, é importante saber como funcionam os grandes ERP's disponíveis no mercado.

Os sistemas mais conhecidos da atualidade são, na verdade, ferramentas de desenvolvimento de software, com linguagens de programação próprias, atreladas a servidores de aplicação. Estes pacotes já vêm de fábrica acompanhados de uma grande quantidade de módulos pré-desenvolvidos. Muitos desses módulos, simplesmente não servem para a sua empresa e precisam ser alterados ou, eventualmente, reescritos. E muito do que a sua empresa precisa sequer existe no sistema. É aí que entram as consultorias, que são empresas parceiras dos fabricantes de software. Além de revender, instalar e dar suporte, as consultorias fazem também a análise de requisitos, alterações e criação de novos módulos.

Portanto, ao escolher o software que vai comprar, não se apegue somente ao nome do fabricante. A consultoria costuma ser mais relevante que a marca do software. Fabricantes notórios de software já tiveram seus nomes jogados no lixo por consultores incompetentes ou mal intencionados.

Meias verdades dos consultores:

• Ao comprar apenas uma parte do sistema, você receberá o pacote completo

Receberá, mas não poderá usar. Sem implantação, treinamento e customização, o restante do pacote é inútil. Além disso, ao fazer uma aquisição parcial, você compra um número limitado de licenças, somente para os usuários dos módulos adquiridos.

• A integração com o seu sistema de legado é muito complicada e vai custar muito caro

Isto porque vão fazer qualquer coisa para que você deixe de usar todo o seu software atual e compre o pacote completo. O preço determinado para integração de dados às vezes é mais alto que o valor nominal dos módulos que substituirão o seu sistema atual. Mas, na prática, o custo de aquisição vai ser muito mais alto.

Antes de assinar qualquer contrato:

• Exija as especificações de hardware e infra-estrutura necessários para o sistema funcionar

 Estas especificações devem ser anexadas ao contrato. Existem contratos que isentam o vendedor de responsabilidades sobre o funcionamento do produto se o hardware não estiver de acordo com as especificações, que só são informadas depois da assinatura do contrato.

• Verifique as exigências de ambiente de homologação e testes

 Pode existir uma cláusula que diz que a empresa deve manter um ambiente de testes e homologação, e que qualquer atualização ou alteração deve passar por esse ambiente antes de entrar em produção. Embora essa condição possa ser pertinente, pode não ser viável nem justificável dependendo do porte da empresa e de quantos módulos foram adquiridos. Além disso, a urgência na aplicação de algumas alterações não comporta um período de “quarentena”. O não cumprimento dessa cláusula tira qualquer chance de responsabilizar o fornecedor no caso da atualização causar algum dano às suas informações.

• Exija detalhamento dos serviços de customização

 A customização, que é parte essencial do serviço, costuma ser informada no contrato por número de horas, sem detalhamento do que vai ser feito de fato. Isto acontece porque a consultoria ainda não sabe os detalhes e vai usar parte dessas horas para fazer a análise de requisitos. Caso o tempo estabelecido em contrato não seja suficiente, surgirão “mudanças de especificação” que vão exigir mais horas de trabalho. Não aceite contratos que não informem detalhadamente os serviços que serão prestados e dê preferência a um modelo com cobrança por tarefa e não por hora.